Si vous préférez faire autre chose que la comptabilité, nous comprenons. Voici quelques astuces de comptabilité extrêmement efficaces pour les petites entreprises.
Lorsque vous pensez aux 1000 principales choses que vous souhaitez faire pour votre entreprise, la comptabilité ne fait probablement même pas partie de la liste. La comptabilité semble très probablement nécessaire, un fardeau administratif et une perte de temps frustrante. Mais cela ne doit pas nécessairement être ainsi! Faire votre propre comptabilité peut vous donner des informations précieuses sur votre petite entreprise. Avec quelques astuces de comptabilité utiles, je vais vous montrer que la comptabilité peut être facile et sans erreur.

C’est une compétence qui peut vous aider à démarrer votre entreprise. Lorsque vous êtes prêt à embaucher quelqu’un d’autre pour le faire pour vous, vous serez armé d’une bonne connaissance de ce qui est impliqué, donc vous saurez si cela se fait correctement.

Astuce de comptabilité # 1: le logiciel de comptabilité pour petites entreprises est votre ami, mais vous en avez pour votre argent

La comptabilité est souvent décriée en raison de la saisie des données impliquée. Cependant, le logiciel de comptabilité basé sur le cloud d’aujourd’hui élimine la majeure partie de la routine de la comptabilité des petites entreprises. En fait, lorsque nous faisons la comptabilité pour les petites entreprises, nous passons la plupart de notre temps à faire un suivi auprès des clients pour nous assurer que nous avons toutes les informations nécessaires.

Choisir un logiciel est plus simple qu’il n’y paraît. Dans ce monde, vous en avez pour votre argent, donc si vous lancez ou dirigez une entreprise que vous avez l’intention de développer, vous devriez envisager des logiciels payants tels que Xero ou Quickbooks Online. Ils auront la plupart des cloches et des sifflets dont vous avez besoin et vous pouvez intégrer un tas de logiciels supplémentaires pour adapter une solution à vos besoins. Ce logiciel devient la plateforme centrale où toutes vos données financières se rassemblent.

Si vous êtes pigiste ou solopreneur et que vous n’êtes pas dans les bilans, les intégrations et des trucs comme ça, une alternative gratuite ou à bas prix pourrait être plus à votre portée. Découvrez Wave (gratuit) ou Freshbooks (si vous avez besoin d’un suivi du temps intégré). Ce sont d’excellentes solutions si vos besoins sont un peu plus simples. Sachez simplement que vous devrez peut-être faire un peu plus de saisie manuelle et vous pouvez trouver le rapport terne pour tout ce qui se trouve en dehors de la boîte.

LE POINT: Choisissez un logiciel de comptabilité pour les petites entreprises en fonction du type d’entreprise que vous construisez. Ne soyez pas bon marché. Choisir un logiciel bien connu est très bien, alors ne vous tuez pas en sélectionnant le logiciel parfait. Aucun n’est parfait – vous n’aurez qu’à apprendre leurs bizarreries.

Vous devez également vous abstenir de sauter des étapes. Oui, le logiciel est incroyable, mais passer le temps nécessaire à le configurer correctement est essentiel – il peut rapidement dérailler. Une once de prévention, commencez par la fin en tête; choisissez votre cliché de choix. Ce sont des clichés pour une raison: bien régler les choses en vaut la peine.

Astuce de comptabilité # 2: Faites la formation nécessaire pour votre logiciel de comptabilité de petite entreprise

Quel que soit le logiciel de comptabilité que vous avez choisi, vous aurez une formation ou des informations sur la façon de commencer. Passer du temps ici va rapporter longtemps, c’est donc un bon investissement.

Astuce de comptabilité # 3: compte bancaire séparé pour les petites entreprises

C’est un mantra ici: compte bancaire séparé. Compte bancaire séparé. Ce sera sur ma pierre tombale, je pense. C’est plus logique que le piratage de la comptabilité, mais vous seriez surpris de voir combien de fois les gens oublient la nécessité d’un compte bancaire distinct pour leur entreprise.

Astuce un deuxième compte bancaire vous facilite la vie comptable. Je vais expliquer pourquoi dans la section suivante, mais il suffit de dire, si vous ne faites qu’une seule chose – faites-le. Laissez vos transactions personnelles personnelles et commencez à traiter votre entreprise comme une entité différente de la vôtre. Gardez-le en bonne santé et encaissé.

Astuce de comptabilité # 4: recommencez avec vos données de comptabilité

Lorsque vous commencez à faire votre comptabilité, il est préférable de recommencer à zéro. Revenez à une date où vous savez que vos données sont solides. Il s’agit de la «date de conversion» et pourrait être la dernière fois que vous avez produit une déclaration de revenus ou – mieux encore – lorsque vous avez démarré votre entreprise et que tout était zéro. Cela vous permettra d’intégrer les données dans votre logiciel.

Astuce de comptabilité # 5: Apportez les données (propres)

Si vous créez un compte bancaire et une carte de crédit distincts depuis le début, vous avez une longueur d’avance. Vous pouvez exporter vos transactions depuis votre banque et les importer dans le logiciel.

Si vous n’aviez pas de carte séparée, tout n’est pas perdu. Vous devrez parcourir vos transactions (dans Excel ou Google Sheets) et supprimer toutes les transactions personnelles. Vous pouvez importer ces transactions sous un compte séparé appelé «dû au propriétaire» car je sais qu’après avoir lu le premier paragraphe de cette section, vous vous êtes précipité à la banque et avez ouvert votre compte bancaire séparé!

La bonne partie de la plupart des logiciels de comptabilité est qu’ils ont des flux bancaires directs afin que vous puissiez classer vos transactions au fur et à mesure qu’elles entrent, ce qui signifie que vous n’aurez probablement à effectuer cette importation qu’une seule fois. Vous pouvez connecter votre flux bancaire, ce qui permet de réduire la quantité de données à saisir.

Astuce de comptabilité # 6: rattrapez-le

Maintenant que vos données sont là, vous pouvez commencer à classer les transactions en comptes. Encore une fois, la plupart des logiciels vous couvrent ici d’un plan de comptes prêt à l’emploi (une liste de comptes que vous pouvez utiliser pour la catégorisation). Vous allez maintenant prendre toutes ces transactions que vous avez importées et les mettre dans des compartiments. Ne soyez pas trop pointilleux – principalement, vous essayez de séparer les revenus et les dépenses en compartiments qui ont du sens.

LE POINT: Passez un peu de temps à configurer correctement votre logiciel. Faites la formation pour tirer des données solides et un savoir-faire pour les gérer. Alors faites-le.

Astuce de comptabilité # 7: votre solde bancaire est votre pierre

Dans le monde de la comptabilité, votre solde bancaire est votre Étoile du Nord. Si vous ne connaissez pas votre solde bancaire, vous vivez dans un monde à l’envers, mon ami. Avant de faire de la comptabilité, vous devez vous assurer que le solde affiché dans votre logiciel est le même que celui affiché par votre banque.

Pourquoi est-ce important? Si le solde de votre logiciel ne correspond pas à votre relevé bancaire, il se peut que vous manquiez des transactions ou ayez des doublons. Dans tous les cas, vous traitez des informations erronées, ce qui signifie que vos livres sont erronés. Le mal est mauvais.

Besoin d’un exemple un peu plus réel? Imaginez – vous envoyez des factures, collectez des paiements, faites correspondre ces paiements à vos factures dans le logiciel. Attends une seconde! Michelin  Industries n’a pas payé sa facture! Vous envoyez un rappel pour payer et Michelin vous dit sèchement qu’ils l’ont payé et que le paiement a été effectué. Vous revérifiez votre banque et la transaction a été manquée dans votre logiciel. Oups! Cela arrive, c’est pourquoi nous vérifions toujours le solde bancaire.

LE POINT: Votre solde bancaire est votre totem (référence de lancement, n’importe qui?). Cela va vous ancrer à la réalité, alors assurez-vous que c’est juste avant de faire autre chose.

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