Avec ces principes de base de la comptabilité 101, nous explorons et décrivons un guide pour débutants de la comptabilité.
Dans le passé, nous avons longuement discuté de la comptabilité. Nous avons créé un guide de comptabilité détaillé, expliqué pourquoi la comptabilité est importante, parlé des services de comptabilité et examiné le coût de la comptabilité.

Maintenant, nous avons regroupé nos meilleurs conseils de comptabilité dans les principes de base de la comptabilité 101 – des conseils de comptabilité que vous ne pouvez pas ignorer. Prenez cinq minutes pour lire les sept leçons de comptabilité les plus importantes que nous ayons rencontrées, ou ignorez à vos risques et périls.

1. Obtenez un compte bancaire distinct pour les entreprises
Ne mélangez pas vos transactions personnelles et professionnelles dans le même compte bancaire ou de carte de crédit. Ne le faites pas – pas du tout. Si vous avez actuellement une carte de crédit ou un compte bancaire pour les transactions commerciales et personnelles, arrêtez de lire ceci et ouvrez des comptes commerciaux séparés.

Ok, eh bien, peut-être lire en bas pour voir le reste des conseils, puis allez ouvrir ces comptes.

Il existe de nombreux comptes de chèques commerciaux bon marché et des cartes de crédit sans frais que vous pouvez utiliser. Nous utilisons CIBC pour les comptes d’Avalon, mais nous avons constaté que vous pouvez trouver de bonnes affaires sur les comptes d’entreprise dans de nombreuses banques et coopératives de crédit.

Si vous retirez une chose de cet article, que ce soit ceci – obtenez des comptes bancaires et des cartes de crédit d’entreprise séparés.

2. Évitez d’utiliser de l’argent dans la mesure du possible
Le paiement des dépenses en espèces est facile à ce moment-là, mais cela complique les choses pour la comptabilité.

Le paiement des dépenses en espèces rend plus difficile l’enregistrement de tous les coûts. Si vous manquez des dépenses, vous paierez plus d’impôts – ce n’est pas bon.

Par exemple, lorsque vous achetez des fournitures au magasin et que vous payez en espèces, la seule chose qui existe comme enregistrement de cette transaction est le reçu papier. Si vous êtes comme moi, vous pouvez vous laisser distraire, froisser le reçu et le mettre dans votre poche. Qui sait ce qui lui arrive ensuite.

Lorsque vous allez faire votre comptabilité, vous enregistrez toutes les transactions depuis votre compte bancaire et votre carte de crédit, mais cet achat en espèces n’apparaît nulle part. Si vous effectuez votre comptabilité un mois plus tard après un achat au comptant, quelles sont les chances que vous vous souveniez de l’enregistrer? Probablement pas génial.

Restez dans la mesure du possible avec votre carte de crédit ou de débit. Même si vous oubliez la copie papier de votre reçu dans la poche de votre veste, la transaction sera enregistrée sur vos relevés. De plus, si vous utilisez votre carte de crédit, vous pouvez gagner des points à consacrer à d’autres choses – c’est un gagnant / gagnant.

3. Restez simple
Il y a un certain segment de personnes – moi y compris – qui ont tendance à plonger dans les choses à toute vapeur, à la recherche de la meilleure solution, la plus robuste à un problème. Si j’achète quelque chose ou que je cherche un nouveau logiciel, j’ai tendance à faire un tas de recherches et à régler le problème avec toutes les cloches et les sifflets pour être sûr de ne rien rater.

SYSTÈME SIMPLE
Mais acheter un logiciel qui offre tout n’est généralement pas la meilleure approche lorsqu’il s’agit de déterminer la meilleure façon de faire votre comptabilité. Si vous avez une entreprise simple et que vous avez juste besoin de suivre vos revenus et vos dépenses, vous n’avez probablement pas besoin de Netsuite. Il est tout à fait possible de faire votre comptabilité avec un simple modèle de comptabilité Google Sheet.

TENUE DE LIVRES SIMPLE
L’autre chose simplificatrice que je recommande est de garder votre plan comptable simple. Nous voyons souvent des gens utiliser des comptes de dépenses de 50 à 60, ce qui peut rendre les états financiers assez difficiles à lire.

Un exemple courant est les dépenses de véhicule qui ressemblent à ceci:

Véhicule – Carburant

Assurance automobile

Véhicule – Stationnement

Véhicule – Réparations

Immatriculation des véhicules

S’il vous est vraiment utile de comprendre les coûts des véhicules avec autant de détails, faites-le. Sinon, restez avec un seul compte de frais de véhicule. Cette approche s’applique à l’assurance, aux frais de bureau, aux frais de personnel, à la publicité, etc.

Si vous créez un nouveau compte pour enregistrer une transaction, assurez-vous de savoir pourquoi vous souhaitez la décomposer séparément.

Garder les choses simples vous aidera à être efficace et à vous assurer que vous effectuez réellement votre comptabilité. Si vous êtes comme moi, vous mettez les tâches les plus compliquées en veilleuse et vous vous attaquez d’abord aux tâches les moins cérébrales.

Restez simple pour un grand succès!

4. Faites un usage intelligent de la technologie
Nous aimons la technologie lorsqu’elle nous aide à faire les choses mieux ou plus efficacement. Cependant, nous ne poussons pas la mise en œuvre de la technologie uniquement pour le plaisir de la technologie. Il doit être utilisé à bon escient et il doit faciliter les choses.

Heureusement pour nous, il existe de très bonnes technologies qui aideront à rendre la comptabilité plus efficace, et certains de nos clients ont même dit plus de plaisir!

BANQUE DE RÉCEPTION
Si vous rencontrez des difficultés avec des documents qui remplissent vos classeurs ou se retrouvent dans une boîte à chaussures, Receipt Bank peut vous aider.

Receipt Bank est une application logicielle qui permet aux propriétaires d’entreprise de capturer et de stocker leurs reçus par voie électronique. La documentation à l’appui est stockée en toute sécurité par voie électronique, donc elle est disponible sur n’importe quel ordinateur ou appareil connecté – plus besoin de la boîte à chaussures remplie de reçus.

Après avoir effectué un achat, il vous suffit de télécharger le reçu dans Receipt Bank. Le logiciel utilise ensuite la reconnaissance optique de caractères pour extraire des informations du document. Plus de saisie manuelle et plus d’ajout accidentel d’un zéro supplémentaire à la fin d’un montant de transaction.

Receipt Bank agit comme votre classeur électronique auto-triant. Vous pouvez vous débarrasser des copies papier une fois que vous les avez téléchargées sur Receipt Bank.

XERO OU QUICKBOOKS ONLINE (QBO)
Le logiciel de comptabilité a fait de grands progrès au cours des dix dernières années. L’avènement des logiciels basés sur le cloud a amélioré l’accès à un logiciel de comptabilité convivial.

Vous pouvez désormais accéder à votre système de comptabilité à partir de n’importe quel ordinateur, tablette ou téléphone connecté à Internet. Les deux leaders de cet espace sont Xero et Quickbooks Online. Nous utilisons Xero exclusivement avec nos clients, mais vous pourriez bien faire avec l’application qui vous convient le mieux. Consultez notre comparaison de Xero et QBO pour déterminer celui que vous devez utiliser.

Xero et QBO automatisent de nombreuses entrées de données et peuvent également apprendre de vous pour commencer à catégoriser automatiquement les transactions. Ils se connectent à vos services bancaires en ligne, réduisant le processus de rapprochement bancaire pour comparer simplement le numéro de votre logiciel avec le numéro de votre compte bancaire.

Faites un usage intelligent de la technologie pour accélérer votre comptabilité et minimiser les erreurs.

5. Prenez l’habitude de garder votre comptabilité à jour
Une autre partie du fait de vous assurer de la tenue de vos livres est de vous mettre au rythme. Si vous pouvez prendre l’habitude de faire votre comptabilité régulièrement, alors vous ne vous retrouverez pas des mois en retard et redouterez la tâche.

Je sais que certains de nos clients de soutien à la comptabilité ont un temps fixe chaque semaine qu’ils consacrent à des tâches de comptabilité. Ils passent environ 30 minutes chaque semaine et tiennent les choses à jour. Ce sont les personnes qui bénéficient le plus de leur comptabilité, car elles peuvent voir exactement comment fonctionne leur entreprise à un moment donné.

D’autres personnes travaillent mieux lorsqu’elles réservent du temps chaque trimestre pour faire leur comptabilité. Ce n’est pas aussi bon que le calendrier hebdomadaire ou mensuel, mais au moins si c’est une habitude, alors vous savez que la comptabilité se fera.

Sans travailler régulièrement sur votre comptabilité, le temps nécessaire pour se rattraper augmente et plus la tâche devient un fardeau. Il n’est pas rare de voir des propriétaires d’entreprise avec des années de comptabilité en suspens. Cela signifie qu’ils n’ont pas produit leurs déclarations de revenus et sont soumis à beaucoup de stress parce que l’ARC les appelle à ce sujet.

6. Trouver une certaine responsabilité
Pas de jeu de mots lié à la comptabilité ici. Trouvez un moyen de vous tenir responsable, afin que votre comptabilité soit effectuée régulièrement.

La façon la plus simple de le faire est d’avoir quelqu’un dans votre équipe qui peut vous aider à vous responsabiliser. Que ce soit un partenaire commercial ou simplement un membre de l’équipe à qui vous confiez la tâche de vérifier avec vous, le fait que quelqu’un d’autre que vous soit au courant des exigences en matière de comptabilité peut vous aider à garder le cap.

Un bon exemple est cet article que j’écris ici. Nous avons une entreprise externe qui nous aide dans nos efforts de marketing. J’ai reçu un e-mail de Laura ce matin (merci, Laura!), Me rappelant que j’avais un article dû aujourd’hui. Si elle ne m’avait pas envoyé cet e-mail, je garantis que je l’aurais remis à plus tard et qui sait quand j’y serais parvenu.

Obtenez votre propre Laura et restez responsable!

7. Savoir quand embaucher un comptable
Vous pouvez économiser un peu d’argent en faisant votre propre comptabilité, mais le compromis est que cela coûte votre temps. Si la comptabilité n’est pas votre point fort ou si vous êtes trop occupé à créer l’entreprise de vos rêves, il est peut-être temps d’engager un comptable.

Le meilleur conseil que je puisse vous donner ici est de vous connaître.

Pouvez-vous garder un rythme et faire le travail régulièrement?

Si vous êtes heureux de faire votre comptabilité et que vous apprenez les finances de votre entreprise en plongeant dans les moindres détails, le bricolage est probablement bon pour vous.

Si vous pensez que vous allez prendre du retard ou que vous ne souhaitez pas faire le travail, il peut être judicieux d’engager quelqu’un pour s’en occuper à votre place.

 

Compta Direct peut vous aider

Si vous êtes au point où vous souhaitez embaucher un comptable, nous sommes là pour vous aider.

Nous aimons aider à éliminer le stress que la tenue de livres vous cause. Nous pouvons vous aider à gagner du temps et à vous assurer que vous êtes libre de vous occuper des choses qui vous plaisent – des choses qui aident votre entreprise à croître et à réussir.

Si la comptabilité est un problème pour vous, veuillez nous contacter et discuter avec nous. Nous avons différentes options pour les services de comptabilité et nous proposons également des forfaits de configuration et de formation si vous préférez apprendre à faire votre propre comptabilité.

Consultation Rapide et Gratuite

Pour toute question en matière du service de comptabilité à Montréal pour entreprise ou particulier, veuillez nous contacter au :
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